Vậy làm thế nào để thành lập công ty phù hợp với quy định của pháp luật? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể các bước thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam.
1. Thủ tục thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiện tại thủ tục thành lập doanh nghiệp bao gồm các bước:
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
- Bước 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo
- Bước 4: Hoàn thiện thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Bước 5: Đăng bố cáo & thủ tục thuế
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Chuẩn bị thông tin về: loại hình, ngành nghề kinh doanh, tên công ty, địa chỉ trụ sở, thành viên, vốn điều lệ, người đại diện.
Về loại hình công ty/doanh nghiệp:
Trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty, việc đầu tiên mà chủ thể đầu tư cần làm đó là xác định loại hình công ty/doanh nghiệp.
Hiện nay Việt Nam có bảy loại hình doanh nghiệp chính. Đó là:
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Doanh nghiệp nhà nước;
- Công ty cổ phần;
- Công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Công ty hợp danh.
Mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những ưu nhược điểm khác nhau.
Do đó, trước khi đưa ra quyết định, chủ thể có trách nhiệm cần xác định được những thế mạnh của ngành nghề mình định kinh doanh, thế mạnh về vốn, vị trí,… để lựa chọn cho mình một loại hình công ty phù hợp nhất.
Ví dụ, nếu muốn thành lập doanh nghiệp với quy mô vừa phải, vấn đề quản lý doanh nghiệp không quá phức tạp thì ban đầu chủ đầu tư nên thành lập Công ty TNHH một thành viên.
Nếu muốn phát triển công ty ở quy mô lớn, có nhiều khả năng tham gia thị trường chứng khoán thì chủ đầu tư nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần.
Về ngành nghề kinh doanh:
Doanh nghiệp khi muốn thành lập mới cần đặc biệt chú ý về ngành nghề kinh doanh. Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu các điều kiện đặc biệt như giấy phép hành nghề, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, vốn pháp định…
Về người đại diện theo pháp luật:
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
Về tên công ty, địa chỉ trụ sở:
Khi đặt tên công ty, tốt nhất bạn nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc). Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà bạn phải chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ để có thể tiến hành thủ tục.
Hồ sơ thành lập công ty bao gồm các giấy tờ như sau:
- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh
- Điều lệ công ty (Trừ doanh nghiệp tư nhân)
- Danh sách thành viên
- Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của thành viên/cổ đông công ty
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
- Giấy ủy quyền
Bước 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo
Nộp hồ sơ:
Sau khi soạn thảo đầy đủ hồ sơ, người đại diện theo pháp luật và các thành viên trong công ty ký xác thực trên các loại giấy tờ.
Doanh nghiệp thực hiện việc kê khai thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh sẽ tạo lập tài khoản Đăng ký kinh doanh tại Website: dangkykinhdoanh.gov.vn
Sau đó, tiến hành việc kê khai các thông tin như sau:
- Hình thức đăng ký
- Địa chỉ trụ sở của công ty
- Tên doanh nghiệp
- Thông tin về chủ sở hữu/ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
- Thông tin về vốn
- Thông tin về thuế
Hoàn thành xong việc kê khai, người thực hiện thủ tục sẽ ký xác nhận và nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh (trên hệ thống)
Thời gian xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc
Sau thời gian xử lý hồ sơ, bộ phận tiếp nhận sẽ trả lời bằng văn bản về hệ thống và Email đã đăng ký.
Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chỉ rõ những điểm thiếu sót cần bổ sung thông tin, doanh nghiệp điều chỉnh và nộp lại hồ sơ như Bước 2.
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo hồ sơ hợp lệ từ Phòng đăng ký kinh doanh.
Khi này, doanh nghiệp sẽ tiến hành việc nộp 01 bộ hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ (bản giấy) của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hẹn ngày trả Giấy đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
Đăng bố cáo
Sau đó, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Về cơ bản, công ty sẽ có đủ tư cách hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, để tránh những rủi ro pháp lý sau này, doanh nghiệp nên hoàn tất những thủ tục sau:
- Treo bảng hiệu
- Đăng ký chữ ký số
-
Khắc dấu và công bố mẫu dấu
- Đăng ký tài khoản ngân hàng
- Đăng ký khai thuế qua mạng
- Nộp phí, lệ phí môn bài theo quy định
- Thông báo mẫu hóa đơn GTGT
- Phát hành hóa đơn GTGT
- Khai trình lao động, đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Thủ tục khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
2. Thời hạn giải quyết thành lập công ty
Căn cứ theo quy định pháp luật, việc đăng ký thành lập công ty có thể mất từ 1 – 3 ngày.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc đăng ký thành lập công ty để có thể hoàn tất có thể mất một đến một vài tuần